Inleiding 


In de loop van 2009 hebben we als bestuur vastgesteld dat ons huidige organisatiemodel ons in de weg staat om stappen vooruit te kunnen maken. Zo missen we een integrale benadering van de voetbaltechnische zaken van jeugd en senioren alsook meiden en vrouwen.
De jeugdafdeling is de laatste jaren sterk gegroeid, niet alleen in aantal spelers maar ook in de verwachtingen aan prestaties. De jeugdafdeling in de huidige vorm kan dat niet meer aan en de druk op bepaalde functies is daardoor onverantwoord groot geworden.
De inzet van vrijwilligers hebben we redelijk op orde maar als we dit niet anders gaan organiseren kunnen we zeker bezettingsproblemen krijgen. Allemaal redenen om naar een organisatievorm te zoeken die beter aansluit op de ambities van ons als vereniging

De formele organisatie van de vereniging vandaag de dag. (Zie schema onderaan)

 


We hebben:
1. Een Algemene LedenVergadering (ALV), die gezamenlijk alle leden vertegenwoordigen en o.a. de leden van het bestuur benoemen.
2. Een bestuur dat uit 7 leden bestaat en de vereniging in alle aspecten bestuurt.

  • De functies zijn:
  • · Voorzitter (verplicht)
  • · Secretaris (verplicht)
  • · Penningmeester (verplicht)
  • · Vice-voorzitter
  • · Bestuurslid voetbalzaken senioren
  • · Bestuurslid voetbalzaken jeugd
  • · Bestuurslid accommodatiezaken

3. Een Kascommissie van 2 leden die benoemd worden door ALV en toezicht houden op de financiën houden (verplicht)
4. Diverse commissies waarvan de leden door het bestuur worden benoemd en waarbij bestuursleden verantwoordelijk zijn voor het functioneren van een commissie.

  • • Deze commissies zijn:
  • Jeugdcommissie
  • Bazarcommissie
  • Kantinecommissie
  • Sponsorcommissie


5. Naast de commissies hebben we nog los in de organisatie hangende onderdelen waaronder wedstrijdsecretariaat senioren, wedstrijdsecretariaat voor de jeugd, leidersoverleg,
schoonmaak-en onderhoudsploeg voor de gehele accommodatie en de consul. Naast deze formele organisatie ontstaan er van tijd tot tijd informele groepen die zich veelal
met jaarlijks terugkerende activiteiten bezighouden, zoals Sinterklaas, jeugdreis en de laatste 2 jaar de oefenwedstrijd van de FC.



Voorstel nieuwe organisatievorm. (Zie ook schema onderaan)

 




Wedstrijdzaken Voetbaltechnische zaken
Kantinecommissie Teamzaken Facilitaire Commissie Sponsorcommissie
Toelichting op het voorstel van de nieuwe organisatievorm.

1. De rol en bevoegdheden van de Algemene Ledenvergadering blijven ongewijzigd.
2. Het bestuur blijft bestaan uit 7 leden; rollen en taken wijzigen op onderdelen.

  • De functies zijn:
  • • Voorzitter (verplicht)
  • • Secretaris (verplicht)
  • • Penningmeester (verplicht)
  • • Bestuurslid Voetbaltechnische Zaken (jeugd en senioren)
  • • Bestuurslid Teamzaken
  • • Bestuurslid Wedstrijdzaken
  • • Bestuurslid Facilitaire zaken.

3. De Kascommissie van 2 leden benoemd door de ALV blijft onveranderd (verplicht)
4. Commissies waarvan de leden door het bestuur worden benoemd, bestuursleden blijven verantwoordelijk voor het functioneren van een commissie.

  • Deze commissies zijn:
  • 4.1 Commissie Teamzaken met als groepsindeling onderbouw en bovenbouw jeugd, Senioren en Meiden/dames.
  • 4.2 Commissie VoetbalTechnische Zaken (VTZ) met dezelfde groepsindeling als TZ.
  • 4.3 Commissie Wedstrijdzaken met dezelfde groepsindeling als TZ.
  • 4.4 Commissie Facilitaire Zaken, schoonmaak, onderhoud/beveiliging en beheer van gebouw/accommodatie.
  • 4.5 Kantinecommissie.
  • 4.6 Sponsorcommissie.

5. Aandachtsgebieden, clustering van activiteiten die niet in commissies zijn weggezet.
Deze aandachtsgebieden worden aan een bestuurslid gekoppeld die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan in al haar aspecten.

  • Voorbeelden zijn:
  • • Vrijwilligersbeleid (voorzitter)
  • • Informatievoorziening (secretaris)
  • • Financiële huishouding (penningmeester)

6. Eenmalige evenementen/jaarlijkse activiteiten worden als project weggezet onder één van de bestuursleden of organisatieonderdelen bv Bazar en oefenwedstrijd FC Groningen.
Noot: Ieder organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor de uitvoering van haar activiteiten in alle aspecten, dus ook communicatie, verslaglegging en zo.



Toelichting commissies

Rol en positie van de commissies

Commissies ondersteunen het primaire proces binnen de VVH. Het primair proces is voetbal.
De commissies VTZ en WZ zijn stafcommissies en hebben een adviserende en organiserende rol ten aanzien van Teamzaken en het Bestuur.
De Kantinecommissie, de Facilitaire Commissie en de Sponsorcommissie zijn ondersteunende commissies die een eigen zelfstandige uitvoerende taak hebben.
Het hoofd van een commissie is bestuurslid en draagt altijd de eindverantwoordelijkheid.


4.1 Teamzaken (TZ)
Teamzaken is het centrale punt binnen het domein van voetbalzaken. Alles draait om het voetbal en de teams.
In Teamzaken zitten alle (team)leiders die in nauw overleg met de coördinatoren voetbaltechnische zaken (VZ) en wedstrijdzaken (WZ) de teams begeleiden en coachen. De primaire
verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het voetbal vindt binnen Teamzaken plaats. Het bestuur is eindverantwoordelijk.

  • Teamzaken omvat de volgende functies:
  • · Hoofd Teamzaken (bestuurslid)
  • · Leiders
  • · Kledingcoördinator.


4.2 Voetbaltechnische zaken (VTZ)

  • De commissie VTZ is verantwoordelijk voor de volgende onderdelen:
  • · het in de praktijk brengen en bewaken van de inhoud van het technisch beleidsplan
  • · het beoordelen van spelers en trainers, advisering inzake de indeling van teams
  • · zorg dragen voor het beheer van trainingsmaterialen
  • · het inventariseren van het trainerspotentieel in de directe omgeving
  • · stimulering van het technisch voetbalbeleid middels gerichte trainingen
  • · het geven van adviezen aan Teamzaken.
  • De commissie omvat de volgende functies:
  • · Hoofd commissie VTZ (bestuurslid)
  • · Technisch coördinator senioren
  • · Technisch coördinator jeugd bovenbouw
  • · Technisch coördinator jeugd onderbouw
  • · Technisch coördinator dames
  • · Technisch coördinator trainers
  • · Trainers senioren
  • · Trainers jeugd.


4.3. Commissie WedstrijdZaken (WZ)

  • De commissie VTZ is verantwoordelijk voor de volgende onderdelen:
  • · Wedstrijdprogramma voor een voetbalseizoen
  • · Scheidsrechters
  • · Planning wedstrijdschema
  • · Wedstrijdmaterialen
  • · Bemensing zaterdag/zondagdienst
  • De commissie omvat de volgende functies:
  • · Hoofd Wedstrijdzaken (bestuurslid)
  • · Wedstrijdcoördinator Senioren (heren en dames)
  • · Wedstrijdcoördinator Jeugd (bovenbouw en onderbouw)
  • · Consul
  • · Coördinator Scheidsrechters
  • · Zaterdag/zondagdienst


4.4. Kantinecommissie (KC)
De kantine van VVH vervult een belangrijke rol binnen de vereniging. Naast het sociale aspect draagt de kantine in grote mate bij aan de inkomsten van de vereniging.
De Kantinecommissie draagt o.a. zorg voor het beheer van de kantine, de bezetting, de inkoop afdracht van gelden en het voeren van een correcte administratie, voeren van een prijsbeleid, het werven en opleiden van kantinevrijwilligers, schoonmaak van de kantine (keuken), horecaondersteuning bij evenementen.

  • De commissie omvat o.a. de volgende functies:
  • · Hoofd Kantinecommissie (bestuurslid)
  • · Coördinator vrijwilligers kantine
  • · Inkoper kantinebenodigdheden
  • · Inkoper drank


4.5. Sponsorcommissie (SC)
De Sponsorcommissie draagt o.a. zorg het ontwikkelen van sponsorpakketten, het werven van sponsoren, onderhouden van relatiebeheer, organisatie van merchandise, ontwikkelen
promotiemateriaal.

  • De commissie omvat o.a. de volgende functies:
  • · Hoofd SC (bestuurslid)
  • · Lid SC
  • · PR medewerker


4.6. Facilitaire Commissie
De Facilitaire Commissie draagt o.a. zorg voor het onderhoud aan en het beheer van het gebouw, sleutelbeheer, controle op de veiligheidsvoorschriften en naleving hiervan, materiaalbeheer, onderhoud en beheer van de velden (voor zover niet in beheer van de gemeente) en het overige grijs/groen op het terrein, schoonmaak.

  • De commissie omvat o.a. de volgende functies:
  • · Hoofd FC (bestuurslid)
  • · Onderhoudsmedewerker/BHV
  • · Schoonmaakmedewerkers

 

Klik hier voor Organisatiemodel in PDF-formaat...

Concept 8 februari 2010